categorie | data

privacyverklaring

Privacyverklaring BOK
Stichting Behoud Oosterlander Kerk (Wieringen N-H)

 

I  ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor de stichting Behoud Oosterlander Kerk (BOK) is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de BOK. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en hoe daarover contact kan worden opgenomen met de BOK.

Over de BOK
De BOK is een stichting met als doelstelling: het onderhouden en instandhouden van de Oosterlander-/ Michaelskerk. Daartoe werft zij donateurs, fondsen en ontplooit zij indien nodig activiteiten.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de BOK ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. De BOK kent geen werknemers, noch functionarissen, maar maakt gebruik van vrijwilligers. Er is dan ook geen geheimhoudingsplicht uit dien hoofde.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de BOK
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de BOK de coördinatie van die waarborgen belegd bij het bestuur.

BOK
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

Het bestuur
Via: mail of schriftelijk naar: BOK Kerkweg 22 1779 GG  Oosterland (Den Oever)

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten: 

1.Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij. 

2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving bij de BOK moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de BOK zich daar niet tegen verzetten.

3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de BOK zich hiertegen niet verzetten. 

5. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. 

7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de BOK via de contactgegevens hierboven vermeld. De BOK kent geen lidmaten, waarvoor uitgebreide persoonsgegevens worden bewaard. De  BOK verwerkt uitsluitend informatie van donateurs, of mensen die zich hebben opgegeven om persberichten van activiteiten te ontvangen. Mocht u zich willen uitschrijven als donateur, of ontvanger van persberichten, zal BOK eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het (eventuele) recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft BOK daarna een maand de tijd om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De BOK zal zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet BOK rekening houden met de privacy-rechten van (eventueel betrokken) anderen.

II  VERWERKINGEN VANWEGE DE DONATEURSADMINISTRATIE

De BOK verwerkt gegevens: Het gaat om verwerkingen in het kader de koorleden en donateursadministratie. In de onderstaande tabel staat waarom het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Donateursadministratie

• Situatie;
De BOK maakt gebruik van een donateursadministratie.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; 
rekeninggegevens ten behoeve van (incasso van) het donateurschap.
• Grondslag;
De BOK verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of; ter uitvoering van het koorlidmaat-/ donateurschap.

III  VERWERKINGEN VANWEGE HET WERKEN VAN DE BOK

In het kader van het werken van de BOK verwerkt zij diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

1
• Situatie:
Er worden persberichten (al dan niet elektronische) verstuurd aan donateurs, (actieve en inactieve) koorleden en andere geregistreerd belangstellenden en diverse media om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de stichting en het samenwerkingsverband met stichtingen onder de vlag van Zin in Oosterland. De nieuwsbrieven worden per activiteit verstuurd.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Naam en voornamen c.q. voorletters; e-mailadres.
• Grondslag;
De BOK verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.

2
• Situatie: 
Bij bezoekers van onze website worden cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
ip-adres, surfgedrag, type apparaat;
• Grondslag;
De BOK verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

3
• Situatie: 
Op onze website (zininoosterland.nl) staan foto’s van bezoekers van activiteiten. (op een openbare pagina)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Foto, onderschrift soms met naam
• Grondslag;
De BOK verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van haar activiteiten. Bezoekers worden expliciet gewezen op het gebruik van dit gemaakte beeldmateriaal. Zij kunnen het gebruik van duidelijk herkenbaar beeldmateriaal van hen voorkomen door voor- of na een activiteit te melden dat zij geen toestemming wensen te verlenen tot gebruik ervan.

4
• Situatie: 
Op onze website staan functionarissen van de stichting.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Naam, functie
• Grondslag;
De BOK verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

5
• Situatie: 
Donateurs worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging.
(Donateurs worden, voorzover van toepassing 2 maal per jaar aangeschreven)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer
• Grondslag;
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de BOK haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang, om een financiële bijdrage.

6
• Situatie: 
Via de website van de BOK kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. (De gegevens die worden verzameld via het formulier worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: naam en voornamen c.q. voorletters, e-mailadres, telefoonnummer
• Grondslag;
De BOK wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerkt op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

7
• Situatie: 
De BOK houdt een lijst van vrijwilligers bij. Zij kunnen zo benaderd worden om activiteiten te ondersteunen en/of daarover geinformeerd te worden. (De gegevens die worden verzameld via het formulier worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: naam en voornamen c.q. voorletters, e-mailadres en telefoonnummer.
• Grondslag;
De BOK wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerkt op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

IV  BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van donateurs bewaren we in ieder geval zolang zij donateur zijn. Gegevens van werkgroepleden bewaren we totaan uitschrijving. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. 

V  DOORGIFTE AAN ANDEREN
De BOK geeft alleen gegevens van haar donateurs, vrijwilligers door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
• Activiteiten, waarvoor verschillende vrijwilligers aangezocht worden, zodat voldoende bezetting ontstaat. 
• Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Maatregel:
• BOK heeft ter coördinatie geen coördinator gegevensbescherming aangewezen, maar neemt deze taak als bestuur collectief op zich.
• BOK evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) (wanneer daar wettelijk aanleiding toe bestaat.)
• Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de BOK krijgen een bericht over het privacybeleid van de BOK, met toezending van het privacy-statement, ten minste 
(bij aanmelding of vervulling van / voor een taak binnen de stichting.)
• De donateurs en vrijwilligers worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de BOK met het privacy-statement, door verwijzing via e-mail, of anderszins naar: (de website)
• Binnen de BOK is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens. 
• BOK beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.